¿Qué es un plan de comunicación?
El plan de comunicación es el documento que establece cómo se va a gestionar y a compartir la información durante el desarrollo de un proyecto. Su objetivo principal es garantizar que todos los grupos de interés implicados en ese proyecto estén alineados y bien informados, para facilitar su éxito. Contar con un plan de comunicación eficaz mejora la colaboración y la transparencia, dentro y fuera de la organización. Además, ayuda a prevenir malentendidos y a agilizar la gestión de crisis en situaciones difíciles.
Un buen plan de comunicación establece la hoja de ruta para gestionar la información de manera adecuada y eficaz. Su diseño y ejecución son cruciales para el desarrollo de los proyectos y para el logro de sus objetivosp
Tipos de planes de comunicación
Si la comunicación es una herramienta esencial a lo largo y ancho de la empresa, y más allá de la misma al involucrar a colaboradores y públicos externos, es igualmente importante decidir qué enfoque adoptar al planificar esa comunicación. Un enfoque que varía según las necesidades específicas de cada ámbito en el que la información va a tener que fluir, distinguiendo así entre comunicación interna, comunicación externa y comunicación de crisis.
1. Comunicación interna
La comunicación interna es la base sobre la que se construye una organización cohesionada y eficiente. Hace posible que todos los miembros del equipo trabajen alineados con los objetivos, las fases y los desafíos de cada proyecto.
Para establecer una comunicación efectiva dentro de la organización, se pueden utilizar diversas herramientas tecnológicas creadas para facilitar el intercambio de información. Algunas de las más comunes son:
- Intranet corporativa: un espacio online exclusivo para los miembros de la organización, en el que acceder a documentos, conocimiento y actualizaciones.
- Correos electrónicos para comunicados formales, distribución de enlaces a contenido útil, y notificaciones relevantes.
- Aplicaciones de mensajería instantánea como Slack o Microsoft Teams, que permiten interacciones rápidas entre todo el equipo impulsando el trabajo colaborativo.
- Plataformas de gestión de proyectos en la que integrar, de forma muy visible y ordenada, la comunicación con la planificación y el seguimiento de tareas.
La utilización de cada herramienta atenderá a diversos factores, como son la frecuencia de la comunicación, la urgencia del contenido que debe difundirse o la dinámica de trabajo que se haya establecido para el proyecto. También son canales de comunicación interna las reuniones presenciales para resolver dudas o debatir la evolución del proyecto, o la publicación de boletines internos resumiendo novedades, logros y cambios en la organización.
2. Comunicación externa
La comunicación externa se centra en la relación de la empresa con su entorno. Para que esa relación conduzca al éxito de la organización, es crucial mantener una buena imagen pública y gestionar la percepción que los diferentes públicos de interés tienen de la empresa y de los proyectos que lleva a cabo.
Las relaciones públicas son una disciplina de alto impacto para comunicar mensajes clave a los medios de comunicación y a la comunidad. Su utilización incluye:
- Notas de prensa que informen sobre novedades, lanzamientos o eventos.
- Conferencias y ruedas de prensa para interactuar directamente con los periodistas.
- Colaboraciones con influencers que amplifiquen el alcance de los mensajes.
Por otro lado, las redes sociales son herramientas poderosas para establecer un diálogo directo con los consumidores. La conversación social permite:
- Responder rápidamente a inquietudes y comentarios de los consumidores.
- Distribuir contenido informativo, de entretenimiento y promocional.
- Crear y mantener una comunidad que aporta valor a la marca mediante la interacción constante.
3. Comunicación de crisis
La gestión de la comunicación en situaciones de crisis es fundamental para proteger la imagen de la organización y minimizar el impacto negativo. Un enfoque previamente bien planificado puede marcar la diferencia entre mantener la reputación, o que esta quede dañada a largo plazo.
La estrategia de comunicación de crisis debe incluir:
- Identificación de los riesgos potenciales que pueden afectar a la reputación de la organización.
- Asignación de un equipo de respuesta ante situaciones de crisis que esté capacitado para gestionar la comunicación.
- Desarrollo de mensajes claros, pertinentes y coherentes que se comunicarán a los distintos públicos.
Los protocolos deben estar bien definidos para garantizar una respuesta ágil, y de ahí la importancia de una buena planificación proactiva.
Estos protocolos pueden incluir:
- Un canal o fuente fiable de comunicación designado para la crisis, como un portavoz único.
- Mensajes predefinidos que puedan adaptarse según la situación.
- Plan de evaluación posterior a la crisis para analizar la efectividad de la gestión realizada.
Elementos clave de un plan de comunicación
La creación de un plan de comunicación implica la consideración de varios elementos que garantizarán su correcta implementación y el logro de los objetivos establecidos.
1. Definición de objetivos SMART
Establecer objetivos claros es el primer paso fundamental en la formulación de un plan de comunicación. Estos deben ser SMART, un acrónimo que significa:
- Específicos: los objetivos deben ser claros y concretos evitando ambigüedades.
- Medibles: poder evaluar su consecución mediante métricas definidas.
- Alcanzables: deben ser realistas, considerando los recursos disponibles.
- Relevantes: que estén alineados con la misión y la visión de la organización.
- Temporales: se debe establecer un marco temporal para alcanzar estos objetivos.
2. Identificación del público objetivo
Una comunicación empieza a ser útil cuando se dirige a los receptores adecuados. Por ello, es esencial identificar quién es el público objetivo considerando para ello diversas características demográficas y psicológicas, como:
- Edad, género, ubicación geográfica.
- Intereses y comportamientos.
- Relación previa con la organización.
Conocer al público objetivo nos permitirá personalizar los mensajes y seleccionar los canales más efectivos para llegar a cada grupo específico.
3. Selección de canales de comunicación
La elección de los canales de comunicación es fundamental para llevar nuestros mensajes a las personas adecuadas, en el momento y lugar que interesan.
Qué canales utilizaremos dependerá del perfil del público al que nos dirigimos, del tipo y formato de los mensajes, y de la evaluación de la efectividad y el uso de cada canal. Esto implica:
- Analizar estadísticas de uso y preferencias de los diferentes canales.
- Realizar encuestas sobre cómo le gusta recibir información a nuestro público.
4. Planificación de contenidos y mensajes
Otro aspecto esencial del plan de comunicación es la definición de los contenidos y mensajes que se enviarán. Esta planificación debe incluir:
- Qué información se compartirá y quién será responsable de su creación.
- En qué formato se presentará la información (texto, gráficos, vídeos…).
- Cuándo enviar la información: un calendario de comunicación que contemple la frecuencia y los plazos de envío.
De esta forma nos aseguraremos de que la comunicación sea coherente y fluida, además de mantener a todos los involucrados informados y comprometidos con el proyecto.
Paso a paso para crear un plan de comunicación
Crear un plan de comunicación efectivo es clave para el éxito de cualquier proyecto. Por eso es muy recomendable seguir un proceso que permita estructurarlo y llevarlo a cabo con precisión: investigación, desarrollo estratégico, plan de acción, implementación y evaluación.
1. Investigación y análisis previo
Esta primera etapa permite comprender el contexto en el que el plan se llevará a la práctica y proporciona información valiosa para tomar todas las decisiones posteriores. Para ello, debemos:
- Analizar el entorno: evaluar factores internos y externos que pueden impactar en la comunicación. Esto incluye un análisis de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (FODA).
- Identificar necesidades: determinar qué tipo de información demandan los distintos grupos de interés y cómo podremos satisfacer estas necesidades.
- Analizar la audiencia: conocer a quién vamos a dirigir nuestra comunicación, identificando las características de los diferentes públicos objetivo.
2. Desarrollo de la estrategia de comunicación
Con la investigación realizada, ya podemos definir cómo se comunicará la organización con los distintos públicos y qué mensajes se transmitirán.
- Definición de los mensajes clave que se enviarán a cada grupo de interés, asegurando su utilidad y coherencia.
- Selección de los canales de comunicación más adecuados para cada audiencia, teniendo en cuenta su pertinencia y efectividad.
- Planificación de la frecuencia con la que se enviarán las comunicaciones.
3. Diseño del plan de acción
El plan de acción sirve para llevar a la práctica, punto por punto, lo que se ha establecido en las etapas anteriores. En esta fase se deciden pasos concretos, asignando responsabilidades a los miembros del equipo.
- Cronograma: crear un calendario detallado que defina cuándo se llevarán a cabo las comunicaciones, asegurando la coherencia con los plazos del proyecto.
- Roles: asignar responsables que se encargarán de elaborar, revisar y distribuir la información según lo planeado, garantizando que cada miembro del equipo conozca sus responsabilidades.
- Contenidos: preparación del material necesario, como presentaciones, informes y publicaciones en redes sociales, verificando que todo esté alineado con los mensajes clave.
3. Implementación y evaluación
La puesta en marcha y la evaluación de un plan de comunicación son las fases finales en las que el plan cobra vida y puede ser medido, de forma que se pueda adecuar el propio plan según los resultados.
Una vez que el plan ha sido implementado, es importante establecer un sistema para monitorizar sus efectos y ejecutar los ajustes necesarios. La identificación de áreas de mejora asegura que el flujo de información sea el adecuado y, en consecuencia, que la comunicación esté impulsando el éxito efectivo del proyecto.
Existen diferentes métodos para evaluar la eficacia de un plan de comunicación, como por ejemplo:
- Encuestas y cuestionarios internos para consensuar las percepciones del equipo sobre la efectividad de la comunicación realizada.
- Análisis de métricas de comunicación: tasas de apertura de emails, participación en reuniones, etc.
- Revisiones periódicas del cumplimiento de las tareas y objetivos establecidos para cada miembro del equipo.
Beneficios de un plan de comunicación eficaz
La realización de un buen plan de comunicación ofrece numerosas ventajas que impactan positivamente en la organización. Estos beneficios abarcan desde la mejora del ambiente laboral hasta el fortalecimiento de la reputación de la empresa en el mercado.
- Mejora de la colaboración y cohesión del equipo: un plan de comunicación bien estructurado promueve un sentido de unidad y colaboración entre los miembros del equipo.
- Mayor transparencia: la claridad en la transmisión de información reduce malentendidos y dudas, de modo que los empleados comprenden mejor sus metas y objetivos en relación con la visión general del proyecto.
- Fomento de la participación: la colaboración activa de los empleados se ve impulsada cuando se sienten incluidos en las decisiones y cambios importantes, lo cual refuerza su compromiso y reduce la rotación de personal.
- Resolución efectiva de problemas: la comunicación fluida permite una rápida identificación y resolución de problemas; los equipos pueden abordar los desafíos de forma conjunta, mejorando al hacerlo las relaciones interpersonales.
Impacto en la imagen corporativa
La percepción externa de una empresa se ve influenciada por su capacidad de comunicar de manera efectiva, coherente, transparente y continua. un plan de comunicación sólido garantiza:
- La construcción de una buena reputación: una comunicación clara con los grupos de interés contribuye a construir y mantener una imagen positiva de la marca. Esto es fundamental para atraer y retener clientes.
- La mejora en la satisfacción del cliente: la comunicación adecuada con los clientes asegura que estos entiendan los productos y servicios ofrecidos. Se logra así una experiencia más satisfactoria y aumenta la lealtad hacia la marca.
- La gestión efectiva de crisis: un plan de comunicación eficaz ayuda a las organizaciones a manejar situaciones de crisis de forma proactiva. Una respuesta oportuna y bien comunicada puede mitigar daños a la reputación y generar confianza entre los consumidores.
